Bericht van de Raad van Commissarissen

Aan de Algemene vergadering

Hierbij biedt de Raad van Commissarissen (RvC) het jaarverslag van RAI Holding B.V. aan.

De directie heeft het jaarverslag opgesteld. In dit jaarverslag is de jaarrekening over 2016 opgenomen. BDO Audit & Assurance B.V. (BDO) heeft de jaarrekening gecontroleerd en voorzien van een controleverklaring. Wij verwijzen u hiervoor naar het hoofdstuk 'overige gegevens' in dit jaarverslag.

goedkeurende controleverklaring
accountant

Toezichts-, advies- en werkgeversrol



 

De RvC houdt toezicht op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken van de vennootschap en de met haar verbonden ondernemingen. Bovendien staat de RvC de directie met raad terzijde, zowel op verzoek van de directie als op eigen initiatief. De RvC vervult verder de werkgeversrol ten aanzien van de directie. De RvC richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden ondernemingen en weegt daartoe de belangen van bij de vennootschap betrokkenen af. De wijze waarop de RvC deze rollen in het verslagjaar heeft ingevuld, zijn hieronder beschreven.

taken RvC

RvC in toezichthoudende rol



 

Het interne toezicht op de directie en op de algemene gang van zaken in de onderneming gebeurt onder meer door het monitoren van de realisatie van de beoogde resultaten. De RvC maakt daarbij gebruik van een tweetal door de directie aangeleverde voortgangsrapportages: het Resultaat Year to Date (YTD) en de Aandeelhoudersrapportage. De bespreking van deze rapportages vormt een vast agendapunt van zowel de Auditcommissie als van de voltallige RvC.

De Year to Date rapportage geeft een rolling forecast van het jaarresultaat. Ook andere financiële kengetallen zoals de bezettingsgraad en de liquiditeitspositie worden in de rapportage verantwoord. In de Aandeelhoudersrapportage wordt naast financiële rapportages ook de niet-financiële doelstellingen gevolgd.

periodieke rapportages: Resultaat YTD rapportage en Aandeelhoudersrapportage

Naast het hierboven beschreven periodieke reguliere toezicht op de voortgang van de financiële en operationele doelstellingen kwamen in het verslagjaar de volgende onderwerpen aan de orde.

Acquisitie aandeel in IBEX

RAI Amsterdam heeft in het najaar van 2016 een 50%-aandeel verworven in IBEX LLC, de vennootschap die eigenaar is van de Amerikaanse beurs IBEX (International Boatbuilders Exhibition and Conference). De acquisitie is verschillende keren in de RvC besproken en de RvC is voortdurend op de hoogte gehouden van de vorderingen in het aankoopproces.

RvC voortdurend geïnformeerd over vorderingen

Mede naar aanleiding van deze acquisitie heeft de RvC de uitbreidingspotentie en verdere acquisitiekansen in het buitenland besproken. Ook is met de directie gesproken over de aansturing van buitenlandse deelnemingen.

uitbreidingspotentie en aansturing buitenlandse activiteiten besproken

Alternatieven voor AutoRAI / BedrijfsautoRAI

De AutoRAI 2015 is succesvol verlopen maar heeft onvoldoende basis geleverd voor continuïteit naar de toekomst toe. In het verslagjaar bleek dat ook de BedrijfsautoRAI 2017 niet doorgaat. De RvC heeft met de directie gesproken over de gevolgen voor RAI Amsterdam.

wegvallen AutoRAI & BedrijfsautoRAI 2017

Pensioenvoorziening

RAI Amsterdam is per 2013 met Delta Lloyd een nieuwe vijfjarige pensioenuitvoeringsovereenkomst voor een middelloonregeling overeengekomen. De RvC heeft in diverse vergaderingen de voortgang van de directie gevolgd met betrekking tot de pensioenregeling na 2018, waarover door verschillende specialisten is geadviseerd.

Pensioenvoorziening RAI-medewerkers

Multifunctioneel parkeergebouw

De RvC heeft de voortgang van de realisatie van het Multifunctionele Parkeergebouw gevolgd. De officiële opening vond plaats op 6 oktober. Tijdens de IBC-beurs in september 2016 is de parkeerfaciliteit al in gebruik genomen. De RvC is tevreden over het proces dat er toe heeft geleid dat de garage binnen budget en tijd is gerealiseerd.

binnen budget en tijd gerealiseerd

Risico-management

RAI Amsterdam beschikt over systemen voor risicoanalyse en -controle en informeert de RvC via de Auditcommissie periodiek over ontwikkelingen inzake risico’s. Ook worden door de directie bij alle onderwerpen waarbij een besluit van de RvC wordt gevraagd, de risicoaspecten van het betreffende onderwerp expliciet vermeld. De Auditcommissie heeft de RvC aangegeven dat de directie de risico’s goed heeft ingeschaald. De RvC kan zich vinden in de vermelde risicokansen alsook in de ingeschatte gevolgen. In dit verslag worden onder het hoofdstuk 'Auditcommissie' enkele specifiek besproken risico's benoemd. In het hoofdstuk 'Governance en Risicomanagement' geeft de directie een toelichting op de risicoanalyse.

RvC deelt de door directie ingeschatte risico’s, risicokansen en gevolgen

De RvC heeft besloten de functie van Internal Auditor vanaf 1 januari 2017 niet meer in te vullen. Gezien de schaal van RAI Amsterdam is de RvC van mening dat er geen behoefte is aan invulling van deze functie.

functie opgeheven

Tegenstrijdig belang en nevenfuncties directieleden

In 2016 zijn door de leden van de directie geen (nieuwe) meldingen gedaan aan de voorzitter van de RvC over een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor het bedrijf en/of voor het betreffende lid van de directie.

In 2016 was er sprake van een overleg met GVB over de inkoop van vervoer. Aangezien de algemeen directeur van RAI Amsterdam de heer Hans Bakker tevens voorzitter van de RvC van GVB Holding NV is, heeft hij niet deelgenomen aan deze bespreking. Namens RAI Amsterdam heeft de heer Maurits van der Sluis deze bespreking geleid. Ook vanuit zijn rol bij GVB heeft de heer Bakker niet deelgenomen aan bespreking over dit onderwerp.

De heer Riemens heeft zich als nieuwe CEO van RAI Amsterdam bereid verklaard zijn voorganger de heer Bakker op te volgen als voorzitter van Jumping Amsterdam. De RvC heeft hier in september 2016 mee ingestemd.

vermelding conform reglementen

RvC in adviserende/klankbordrol

In de adviesrol treedt de RvC op als sparringpartner voor de directie. De volgende onderwerpen zijn onder meer binnen de RvC besproken en van adviezen en commentaar voorzien.

Vervreemding aandelen door gemeente Amsterdam

In 2016 heeft de Gemeente Amsterdam, die 25% van de aandelen in RAI Holding B.V. houdt, besloten tot de verkoop van het gemeentelijk belang, waarbij het waarborgen van de continuïteit van RAI Amsterdam en de samenwerking tussen gemeente Amsterdam en RAI als voorwaarde geldt. De RvC heeft aan de gemeente meegegeven dat het hebben van slechts één aandeelhouder voor alle betrokken partijen minder gewenst is en dat de gemeente zich bewust moet zijn van de gevolgen en de mogelijke risico’s van de vervreemding voor de stad en regio Amsterdam.

kennisgenomen van besluit van Gemeente Amsterdam tot verkoop aandelen

In verband met de vervreemding heeft de RvC in diverse vergaderingen met de directie gesproken over de waardering van RAI Holding B.V. en over de ontwikkelingen in het proces.

waardering en ontwikkelingen besproken

Brainstormsessie

In het verslagjaar namen mevrouw Van Gaal en de heer Houterman deel aan een brainstorm over de virtuele strategie. Voorafgaand aan de eerste RvC-vergadering van 2017 is hieraan een vervolg gegeven.

Deelname brainstorm virtuele strategie

Zestigdagenplan nieuwe directie

Aan de hand van een presentatie heeft de directie de RvC meegenomen in zijn zestigdagenplan dat de observeringen bevat die de heren Riemens en Van der Sluis hebben gedaan tijdens hun eerste dagen als nieuwe directie van RAI Amsterdam. Het betreft een discussiestuk dat als basis dient voor de plannen die de directie heeft voor de organisatie. De RvC heeft de directieleden gecomplimenteerd met hun aanpak.

Zestigdagenplan directie besproken

Medewerkerstevredenheidonderzoek

Onder de medewerkers van RAI Amsterdam wordt elke twee jaar een medewerkerstevredenheidonderzoek gehouden. De uitkomsten van het onderzoek 2016 zijn in december in de RvC-vergadering besproken. De algemene tevredenheid onder RAI-medewerkers werd gewaardeerd op een 8,2 ten opzichte van een 7,9 in 2014. Verder zijn andere aspecten zoals werkzaamheden, collega’s en leidinggevenden allemaal gelijk of hoger gewaardeerd dan in 2014. De RvC feliciteert de directie met de resultaten en de hoge response.

uitstekende resultaten, nog beter dan 2014

RvC in werkgeversrol

Afscheid directeur Bakker, uitbreiding en benoeming nieuwe directie

Op 1 mei 2016 eindigde de statutaire bestuursfunctie van Hans Bakker, waarna hij per 1 augustus 2016 vanwege zijn pensionering uit dienst is getreden.

De RvC spreekt ook hier nogmaals zijn dank uit voor alles wat de heer Bakker voor RAI heeft betekend. In zijn periode van 14 jaar directievoering heeft hij RAI Amsterdam door de recessie geloodst en verder ontwikkeld. De heer Bakker laat het bedrijf in goede conditie achter.

Afscheid Hans Bakker

Op 28 april vond het evenement ‘Grensverleggend RAI’ plaats. Met deze feestelijke bijeenkomst is afscheid genomen van de heer Bakker, de nieuwe directie geïntroduceerd aan relaties en het (internationale) succes van RAI Amsterdam gevierd. Ten overstaan van 750 interne en externe gasten kreeg de heer Bakker een koninklijke onderscheiding van Burgemeester van der Laan als erkenning voor zijn persoonlijke en zakelijke verdiensten voor de samenleving. 

Bijeenkomst Grensverleggend RAI

Het vertrek van de algemeen directeur is onder meer voor de RvC aanleiding geweest om de topstructuur van RAI Amsterdam tegen het licht te houden. De RvC heeft besloten de top van RAI Amsterdam in te vullen met twee statutaire directeuren: een Chief Executive Officer (CEO) en een Chief Operational Officer (COO).

nieuwe topstructuur RAI Amsterdam, bestaand uit een CEO en COO

Voor de werving van de CEO is gebruik gemaakt van een extern bureau, hetgeen geresulteerd heeft in de aanstelling van de heer Paul Riemens in januari 2016 en zijn benoeming tot CEO op 7 april 2016. Paul Riemens is afkomstig uit de luchtvaartsector. Sinds 2008 tot aan zijn benoeming bij RAI Amsterdam was hij CEO/bestuursvoorzitter van Luchtverkeersleiding Nederland (NVNL).

Met Riemens heeft RAI Amsterdam een man benoemd die bewezen heeft te kunnen opereren in een internationaal krachtenveld, waarbij stakeholdermanagement cruciaal is voor succes. Daarnaast ziet de Raad van Commissarissen in hem een gedreven persoon die mensen en ideeën verbindt.

benoeming Paul Riemens als CEO

De functie van COO van RAI Amsterdam is, na onafhankelijke toetsing door middel van een assessment, ingevuld met de benoeming van de heer Maurits van der Sluis, eveneens per 7 april 2016. Maurits van der Sluis werkt sinds 1996 voor RAI Amsterdam in diverse commerciële functies, laatstelijk als commercieel directeur van RAI Amsterdam Convention Centre, heeft daarmee een bewezen track record en kent de organisatie tot in de haarvaten.

Met de combinatie van Paul Riemens en Maurits van der Suis meent de Raad van Commissarissen een statutaire directie te hebben benoemd die in staat is de uitdagingen van de komende jaren aan te gaan.

benoeming Maurits van der Sluis als COO

In 2016 heeft de RvC een nieuw bezoldigingsbeleid voor de statutaire directie besproken, na aanbevelingen van Deloitte en na kennisname van het conceptbeloningsbeleid van de Gemeente Amsterdam. De RvC heeft het bezoldigingsbeleid op 7 april 2016 voorgelegd aan de AvA. Nadat aandeelhouder Gemeente Amsterdam haar standpunt had toegelicht, heeft de AvA met meerderheid ingestemd.

bezoldigingsbeleid vastgesteld

Toekomstbeeld RAI-organisatie

De heer Riemens heeft in de RvC-vergadering in december een presentatie 'Toekomstbeeld RAI-organisatie' gegeven waarin de door de directie gewenste cultuur- en structuurwijzigingen worden behandeld. De RvC deelt het hierin geschetste toekomstbeeld.

cultuur- en structuurwijzigingen besproken

'Vier ogen'-principe

Bij RAI Amsterdam geldt het 'vier ogen'-principe, wat inhoudt dat de vennootschap in beginsel wordt vertegenwoordigd door twee personen. Met de benoeming van twee statutaire directeuren wordt aan dit principe verder uitvoering gegeven. In 2016 is ook een regeling voor de directie aangenomen betreffende kostendeclaraties en ontvangst van geschenken.

'Vier ogen'-principe van toepassing

Evaluatiegesprekken

In januari 2017 heeft de RvC enkele evaluatiegesprekken gevoerd met directieleden en managers. Eind 2016 is een evaluatiegesprek gevoerd met de secretaris. 

evaluatiegesprekken met enkele directieleden, managers en secretaris gevoerd

Algemene vergadering

De Algemene vergadering kwam op 7 april 2016 bijeen en behandelde onder meer het jaarverslag 2015, de vaststelling van het dividend 2015, het jaarplan 2016 (inclusief begroting) en de aandeelhoudersrapportage. De gemeente Amsterdam gaf een toelichting op het bezoldigingsbeleid dat het College van Burgemeester en Wethouders voor deelnemingen hebben vastgesteld. Bij de Algemene vergadering was de RvC voltallig aanwezig.

april 2016

Relatiebeheer RvC

Niet alleen tijdens de Algemene vergadering wordt met aandeelhouders overlegd; ook informeel wordt overleg gepleegd. Regulier wordt elke aandeelhouder door de directie en twee leden van de RvC in het voor- en in het najaar bijgepraat over de ontwikkelingen bij RAI Amsterdam.

(informeel) overleg
met aandeelhouders

Tweemaal per jaar wordt een vergadering van de Ondernemingsraad van RAI Amsterdam bijgewoond door een afvaardiging van de RvC. Op 18 april waren de heer De Boer en mevrouw Van Gaal te gast bij de OR en op 27 oktober waren dit de heren Houterman en Van der Steen. Op 26 oktober waren de leden van de RvC aanwezig bij de start van de bouw van het nieuwe nhow Amsterdam RAI hotel.

overleg met OR

In 2016 is de RvC op zoek gegaan naar een kandidaat voor de vacature van commissaris met versterkt aanbevelingsrecht van de OR. Deze zoektocht is op een unieke manier ingevuld omdat tijdens het hele selectieproces de twee leden van de selectiecommissie van de RvC nauw zijn opgetrokken met een delegatie van de OR. Het opstellen van het profiel en het selecteren van de shortlist, is volledig in gezamenlijk overleg gedaan. Gesprekken met de potentiële kandidaten zijn gevoerd door een delegatie van de OR samen met de selectiecommissie van de RvC. De uiteindelijke beslissing is dan ook een gezamenlijke beslissing van zowel de OR als de RvC. Zowel de RvC als de OR hebben deze werkwijze als uiterst constructief en plezierig ervaren.

OR nauw betrokken in selectieproces commissaris

Werkzaamheden RvC

Samenstelling RvC
De RvC telde op 1 januari 2016 vijf leden. Ultimo 2016 was er sprake van een vacature wegens vertrek van mevrouw Rijxman, waarvan de RvC heeft besloten de invulling aan te houden in afwachting van het proces van vervreemding van aandelen door Gemeente Amsterdam. Daarnaast ontstond er op 31 december 2016 een vacature als gevolg van het vertrek van de heer Houterman.

Tijdens de Algemene vergadering op 7 april 2016 is de eerste zittingstermijn van RvC-lid mevrouw Shulamith Rijxman verstreken. Zij heeft de RvC laten weten niet voor een tweede zittingstermijn in aanmerking te willen komen. Mevrouw Rijxman vervult naast haar commissariaat bij RAI Amsterdam een groot aantal andere functies. De RvC heeft begrip en respect voor deze beslissing en dankt haar voor haar inzet ten behoeve van RAI Amsterdam.

beëindiging RvC-lidmaatschap mevrouw Rijxman

De heer Houterman is op 31 december 2016 teruggetreden als lid van de RvC. De heer Houterman heeft 12 jaar deel uitgemaakt van de RvC. De RvC dankt hem voor zijn inspiratie, inzet en collegialiteit.

afscheid de heer Houterman

Beide aandeelhouders hebben buiten vergadering ingestemd met de benoeming van mevrouw Mariëlle de Macker als commissaris per 17 maart 2017. Mevrouw de Macker is geselecteerd vanwege haar internationale HR-ervaring en zal vanaf haar benoeming deel uit maken van de Remuneratiecommissie (als voorzitter) en de Selectie- en Benoemingscommissie (als lid).

Benoeming van Mariëlle de Macker per 17 maart 2017

De persoonlijke gegevens van de leden zijn vermeld in het hoofdstuk 'In vogelvlucht', in de paragraaf  ‘Samenstelling RvC en directie’ .

RvC-reglement

Op 22 september 2016 is het herziene reglement van de RvC van RAI Holding B.V. vastgesteld. Hiermee heeft de RvC nu ook de bevoegdheid de waarde van een in een eerder boekjaar aan een lid van de directie toegekende voorwaardelijke variabele bezoldigingscomponent beneden- of bovenwaarts aan te passen, wanneer deze naar haar oordeel tot onbillijke uitkomsten leidt vanwege buitengewone omstandigheden. Het reglement van de RvC, de commissies en de profielen van de RvC zijn integraal te vinden op de website van RAI Amsterdam (www.rai.nl).

reglement herzien

Tegenstrijdig belang RvC-leden

In 2016 zijn door de leden van de RvC geen (nieuwe) meldingen gedaan aan de voorzitter van de RvC over een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor het bedrijf en/of voor het betreffende lid van de RvC. Bij de bespreking van de contractuele afspraken omtrent het nhow Amsterdam RAI hotel heeft de heer Houterman de vergadering verlaten in verband met zijn commissariaat bij de Hampshire Hotel Group.

vermelding conform reglementen

Vrijwaring

Alle commissarissen en directieleden zijn gevrijwaard door de onderneming. Besloten is de vrijwaring en de bijbehorende polis eenmaal per jaar in de Auditcommissie te agenderen.

vrijwaringsovereenkomst

Vergaderingen

In 2016 heeft de RvC vier maal een reguliere vergadering gehouden waarbij de statutaire directie, de financieel directeur en de secretaris van de vennootschap aanwezig waren. In de vergadering waarin de jaarrekening ter goedkeuring voorlag, was de externe accountant bij dit agendapunt aanwezig.

Alle RvC-leden waren bij iedere RvC-vergadering aanwezig. Voorafgaand aan de reguliere vergaderingen vindt in de regel ook een vooroverleg van de commissarissen plaats. Daarnaast hebben leden van de RvC waar nodig ook buiten de vergaderingen onderling contact.

vier reguliere vergaderingen

Buiten de reguliere vergaderingen heeft de RvC ook in beslotenheid vergaderd. Tijdens deze vergaderingen zijn onder meer aan de orde geweest de invulling van de nieuwe topstructuur, de benoeming van nieuwe commissarissen en de mogelijke vervreemding van aandelen door de gemeente Amsterdam.

vergaderingen zonder bijzijn directie

De voorzitter van de RvC en de CEO zijn in het verslagjaar regelmatig bij elkaar geweest voor voortgangsgesprekken.

regelmatig overleg met CEO

Verslag van commissies

De RvC heeft uit haar midden een Auditcommissie, een Remuneratiecommissie en een Selectie- en Benoemingscommissie ingesteld.

samenstelling RvC-commissies
in verslagjaar

In het verslagjaar bestond de Auditcommissie uit de heren Van der Steen (voorzitter) en Houterman. Wegens het aftreden van de heer Houterman per 31 december 2016 bestaat de Auditcommissie met ingang van 1 januari 2017 uit de heer Van der Steen (voorzitter) en mevrouw Van Gaal.

Auditcommissie

De Remuneratiecommissie bestaat uit mevrouw Van Gaal (voorzitter) en de heer De Boer. Per 17 maart 2017 zal de Remuneratiecommissie gaan bestaan uit mevrouw De Macker (voorzitter) en de heer De Boer.

Remuneratiecommissie

De Selectie- en Benoemingscommissie bestaat uit de heer De Boer (voorzitter) en mevrouw Van Gaal. Per 17 maart 2017 zal de Remuneratiecommissie gaan bestaan uit de heer De Boer (voorzitter) en mevrouw De Macker.

Selectie- en Benoemingscommissie

Auditcommissie

De Auditcommissie bereidt besluitvorming van de RvC voor en adviseert de RvC en de statutaire directie onder meer over haar bevindingen op het gebied van financiën, interne risicobeheersings- en controlesystemen, risicoanalyse, toepassingen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) en de werkzaamheden en aanbevelingen van de accountant.

taak

De Auditcommissie vergaderde in het verslagjaar in totaal drie maal. De CEO is verantwoordelijk voor Finance en is in de nieuwe directiestructuur daarom bij de Auditcommissie aanwezig. In 2016 was ook de COO bij de meeste vergaderingen aanwezig.

drie vergaderingen

 

Het conceptverslag van de Auditcommissie vormde een vast agendapunt in iedere eerstvolgende vergadering van de RvC. Daarin werd de RvC telkens geadviseerd over de door haar te nemen en door de Auditcommissie voorbereide besluiten.

verslag en advies uitgebracht in RvC-vergaderingen

Het securitybeleid is een vast terugkerend agendapunt op de vergaderingen van de Auditcommissie. Speciale aandacht gaat daarbij uit naar cybercrime, maar ook de mogelijke gevolgen van andere calamiteiten in relatie tot het securitybeleid worden periodiek besproken. In het verslagjaar hebben activiteiten plaatsgevonden om te testen hoe alert medewerkers zijn ten aanzien van IT-security. Er worden hogere eisen aan de organisatie gesteld en de RvC heeft de directie mede naar aanleiding van de resultaten van de tests verzocht aandacht te schenken aan de bewustwording hiervan.

securitybeleid vast punt agenda Auditcommissie

De Auditcommissie heeft kennis genomen van de door de directie gepresenteerde planning voor de contourennota 2016-2021. In de gesprekken hierover met de directie heeft de directie voorgesteld de contourennota 2015-2020 aan te houden gedurende 2016.

contourennota ongewijzigd

In de Auditcommissie is in het verslagjaar onder meer gesproken over de kwartaalresultaten, de concepten van het accountantsverslag, het jaarverslag en de jaarrekening 2015, het securitybeleid (vast punt op de agenda), het dividendbeleid, de liquiditeit, het jaarplan 2017 (inclusief budget en investeringen), de risicoanalyse en het internal auditplan. 

De Auditcommissie stelde het auditplan vast en bepaalde dat haar reglement ongewijzigd blijft ten opzichte van voorgaand jaar. Bijzondere onderwerpen van beraad waren de pensioenvoorziening voor RAI-medewerkers en het personeelsfeest.

agendapunten

De voorzitter van de Auditcommissie en de financieel directeur zijn in het verslagjaar regelmatig bij elkaar geweest voor voortgangsgesprekken.

regelmatig overleg met de financieel directeur

Remuneratiecommissie

Tot de taak van de Remuneratiecommissie behoort het doen van een voorstel aan de RvC en voorbereiden van verantwoording betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid en de daadwerkelijke bezoldiging van de leden van de statutaire directie van de vennootschap.

taak

De belangrijkste onderwerpen die door de Remuneratiecommissie in het verslagjaar zijn behandeld, zijn de continuering van het gekozen beleid om tot een meer marktconforme beloning binnen de organisatie te komen, het volgen van ontwikkelingen in de markt en het opstellen van overeenkomsten met de nieuwe directie.

Selectie- en Benoemingscommissie

Tot de taak van de Selectie- en Benoemingscommissie behoort het opstellen van selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake commissarissen en directieleden, het ten minste eenmaal per jaar beoordelen van de omvang en samenstelling van de RvC en de statutaire directie van de vennootschap en het doen van voorstellen betreffende profielschets van de RvC, het ten minste eenmaal per jaar beoordelen van het functioneren van individuele commissarissen en directieleden en hierover rapporteren aan de RvC, het doen van voorstellen voor (her)benoemingen en het toezicht houden op het beleid van de directie inzake selectiecriteria en benoemingsprocedures voor het hoger management.

taak

De Selectie- en Benoemingscommissie heeft zich in het verslagjaar gebogen over de topstructuur van RAI Amsterdam, de profielschets van de RvC, de werving en selectie van een nieuwe commissaris en de werving en selectie van de nieuwe statutaire directie.

agendapunten

(Zelf)evaluatie RvC

Ultimo 2016 heeft de RvC een zelfevaluatie uitgevoerd onder begeleiding van een externe partij. In het bijzonder werd daarbij de positieve bijdrage van de constructieve relatie tussen de RvC en directie benadrukt. In lijn met de naar voren gebrachte aandachtspunten heeft de RvC onder andere besloten een nieuwe commissaris te werven in nauw overleg met de OR.

evaluatie RvC uitgevoerd

Permanente educatie

De leden van de RvC hebben in het kader van hun overige toezichthoudende functies diverse educatieve activiteiten gevolgd. In het verslagjaar was er geen noodzaak voor een specifieke opleiding of educatie, geïnitieerd vanuit RAI Amsterdam.

geen specifieke noodzaak
aanvullende educatie vanuit RAI Amsterdam

Digitale werkomgeving

Eind 2016 is de RvC gestart met implementatie van een nieuwe digitale werkomgeving waarin documenten zijn te vinden en onderlinge communicatie kan plaatsvinden. Hieraan zal in 2017 verder invulling worden gegeven.

gestart met implementatie

Jaarverslag en Jaarrekening 2016

De Auditcommissie heeft de jaarrekening en het jaarverslag uitvoerig besproken met de directie en de externe accountant BDO. Vervolgens heeft de RvC, in aanwezigheid van de externe accountant, het jaarverslag met de directie besproken.

uitvoerig behandeld in Auditcommissie,
besproken met directie

De RvC stemt in met de jaarrekening en met het voorstel van de directie om een dividend van € 2,284 miljoen inclusief dividendbelasting over het verslagjaar toe te kennen en de resterende winst toe te voegen aan de ‘onverdeelde winst’ in het eigen vermogen. Het dividend is vastgesteld conform het dividendbeleid 2013-2018 dat op de Algemene vergadering van 17 april 2014 is vastgesteld.

RvC stemt in met jaarrekening, voorstel
dividendtoekenning van € 2,284 miljoen

Op 20 april 2017 zal de jaarrekening 2016 tijdens de Algemene vergadering ter vaststelling worden voorgelegd. De RvC stelt voor dat de jaarrekening wordt vastgesteld, dat aan de directie decharge wordt verleend voor het gevoerde beleid en dat aan de RvC decharge wordt verleend voor het gehouden toezicht.

verzoek vaststelling jaarrekening,
verzoek decharge

Compliment en dankwoord

De RvC complimenteert de medewerkers en directie van RAI Amsterdam met de gerealiseerde prestaties, waaronder de bereikte klanttevredenheid. De realisatie van het multifunctionele parkeergebouw, zowel binnen tijd, budget en gewenst kwaliteitsniveau, was een mooi voorbeeld voor het uitbreiden en onderhouden van het convention centre. Zeer verheugd is de RvC ook met de stijging van de medewerkerstevredenheid.

Door de bevlogen inzet van alle medewerkers en de directie is RAI Amsterdam iedere dag opnieuw die unieke en dynamische plek geweest waar kennis en mensen met veel plezier samenkomen. De RvC complimenteert de medewerkers en directie niet alleen met het behaalde resultaat van dit jaar, maar ook met haar continue streven om RAI Amsterdam op ieder gebied te laten excelleren. Wij zien de toekomst met veel vertrouwen tegemoet.

Amsterdam, 16 maart 2017

Raad van Commissarissen RAI Holding B.V.

R.H. (Roelf) de Boer, voorzitter
J.W.Th. (John) van der Steen, vice-voorzitter
A.M.H. (Annemarie) van Gaal